Remote Facilitation

Was macht ein:e Facilitator:in?

„Facilitation“ bedeutet übersetzt „Erleichterung“ oder „Förderung“. Diese Erleichterung und Förderung bezieht sich hier auf Prozesse im Arbeitsleben und mit einer Gruppe von Menschen, d.h. es geht bei Facilitation darum, eben diese Prozesse zu erleichtern und zu fördern. Eine gute Beschreibung für ein:e Facilitator:in ist eine „Person, die mit dafür Sorge trägt, dass kritische Projekte, Meetings, Konferenzen und ganze Entwicklungs- bzw. Veränderungsprozesse bedeutungsvoll sind und erfolgreich verlaufen“ (Quelle Kommunikationslotsen). Wesentlich ist, dass dabei alle einbezogen werden und selbstgesteuert mitgestalten können. Wer vor dem geistigen Auge jetzt einen Workshop-Raum sieht mit vielen bunten Klebezetteln an der Wand, diskutierende Menschen mit gerunzelten Stirnen in kleinen Gruppen und dann entspannte Erleichterung über die Lösung am Ende, ist vermutlich schon recht nah dran.

Und jetzt remote bzw. online – was bleibt gleich, was ändert sich im Vergleich zu Präsenz?

Zunächst mal: es sind immer noch die gleichen Menschen, die sich immer noch mit den gleichen Themen beschäftigen. Das bleibt also gleich. Und es sind auch immer noch alle sichtbar und hörbar – wenn (und da kommt schon die erste Einschränkung) die Kamera und das Mikrofon nicht abgeschaltet wird.

Die große Veränderung ist, dass die gesamte Kommunikation mittelbarer stattfindet, über einen Bildschirm und Lautsprecher / Mikro stattfindet. Das bedeutet, dass die technische Ausstattung der Teilnehmenden sehr wichtig ist für deren Teilhabe: nur wer einen genügend schnellen Internetzugang hat und entsprechende Rechnerleistung, hat eine Chance, der Diskussion sinnvoll zu folgen und sich einzubringen. Und wer eine gute Webcam, ein gutes Mikro und eine hervorragende Beleuchtung hat, erhöht die Wahrscheinlichkeit, entsprechend positiv wahrgenommen zu werden. Das bedeutet auch, dass entsprechende Investitionen wichtiger werden.

Was die Kommunikation betrifft, fällt natürlich erstmal auf, dass sehr viel non-verbale Kommunikation fehlt. Generelle Körperhaltung, einiges an Gestik, der kippelnde Stuhl, … auch die verdrehten Augen sind deutlich schwerer zu deuten. Zudem lässt sich Blickkontakt nicht herstellen bzw. nicht eindeutig erkennen: die andere Person sieht vielleicht gerade mich an, aber weil dieses Fenster auf ihrem Bildschirm nicht in der Nähe der Kamera ist, fühle ich mich nicht angesehen und bin vielleicht sogar irritiert.

Es gibt auch neue Quellen der Irritation, mit denen alle Beteiligte umgehen müssen. Die verzögerten Reaktionen durch Übertragungszeiten (ich erzähle einen Witz, mein Gegenüber lacht erst verzögert) fühlen sich komisch an, auch wenn es rational logisch ist. Und sich selbst anzusehen bei einer Videokonferenz ist oft stressig – wer sich noch nicht selbst dabei ertappt hat, immer mal wieder das eigene Aussehen im Bildschirm zu überprüfen, werfe den ersten Stein.

Übrigens gibt es auch durchaus Punkte, die remote wirklich besser sind als in Präsenz. Die Gruppenmitglieder können sich viel einfacher ausklinken, indem sie die Kamera ausschalten oder sogar ganz aus der Videokonferenz rausgehen. Das klingt jetzt erstmal nicht nach einem Vorteil, aus der Facilitation-Sicht ist das aber durchaus gut: die Mitglieder sind autonomer in ihrer Entscheidung, ob und inwieweit sie dabei sind, der soziale Druck spielt weniger eine Rolle. Und wir wollen doch, dass die Mitglieder autonom und selbstbestimmt sein können! In einem Präsenz-Workshop ist es deutlich schwieriger zu gehen: ich muss aufstehen, meine Sachen greifen, zur Tür gehen (und alle gucken!), die Tür aufmachen und von außen wieder zumachen.

Ein anderer Pluspunkt: Statusspielchen sind in Remote-Settings schwieriger. Dieses Alpha-Verhalten schon beim Betreten des Raums, dann laut redend den zentralen Platz belegen, mit Körpersprache das Revier klarmachen, in Diskussionen mit Lautstärke dominieren, non-verbal Zustimmung oder Ablehnung bei Diskussionsbeiträgen anderer signalisieren… alles das ist deutlich schwieriger oder unmöglich in einer Videokonferenz. Als Facilitatorin: me likey!

Und nicht zuletzt sind Online-Settings oft auch inklusiver. Bewegungseinschränkungen oder Hörschädigungen z.B. sind weniger ein Hindernis oder können gezielter individuell ausgeglichen werden.

Was kann ich als Remote-Facilitator:in tun, um wirksam zu sein? Worauf sollte ich besonders achten?

Da kann ich einmal auf mich selbst sehen und dann auf die Gruppe, mit der ich arbeite. Was mich selbst betrifft, gilt wie bei Präsenz auch: ich sollte mich selbst gut sortiert haben, damit nicht meine Emotionen oder Triggerpunkte den Prozess behindern. (Das heißt nicht, dass ich keine Emotionen haben darf, im Gegenteil, ich kann meine Emotionen sinnvoll einsetzen. Roboter helfen gar nicht.) Und natürlich auch Online mit der gleichen Grundhaltung für Facilitation unterwegs sein, also solche Elemente wie Allparteilichkeit, jede:r tut das Beste, jede:r führt sich selbst etc. Darüber hinaus ist es wichtig, dass ich eine gute technische Ausstattung habe und diese im Griff habe. Die eigenen Werkzeuge kennen!

Was die Gruppe betrifft, gibt es ein paar Besonderheiten bei Remote-Settings:

  • Auf die technisch weniger gut ausgestatteten Gruppenmitglieder achten. Das sind diejenigen, die wegen der schmalbandigen Internetverbindung die Kamera ausschalten müssen, die mit Mikrofonen unterwegs sind, die sie wie aus dem dumpfen Keller klingen lassen, die nur verwaschen-schemenhaft zu sehen sind. Auf diese Gruppenmitglieder während eines Workshops zu achten, ist natürlich sehr wichtig, aber da geht noch mehr: gute Kommunikation vorher und nachher, Technik-Check vor dem Workshop ermöglichen und vielleicht sogar Unterstützung bei der Optimierung der technischen Ausstattung.
  • Remote-Settings sind halt anders als Präsenz-Settings (siehe oben), und mit den damit zusammenhängenden Befürchtungen oder Irritationen (groß oder klein) sollte ich umgehen. Also nicht so tun, als ob alles exakt genauso ist, sondern Raum geben für die Befürchtungen. Das kann kurz und spielerisch sein („jetzt sehen wir alle direkt in die eigene Kamera – wer sieht jetzt noch die anderen?“ und kurzer Austausch) oder aber ein längerer Teil mit Sammlung von persönlichen Aspekten der Teilnehmenden.
  • Raus aus der reinen 2D-Welt! Dafür sorgen, dass der Workshop nicht nur in diesem kleinen Fenster auf dem 2D-Bildschirm stattfindet, sondern dass der physische Raum der Teilnehmenden mit einbezogen wird. Den Raum oder Hintergrund für Check-In nutzen, Gegenstände holen und in die Kamera halten, etwas aufschreiben / zeichnen und in die Kamera halten, gemeinsam stretchen oder tanzen, aus der Pause etwas mitbringen, Haustiere vorstellen… Es lässt sich auch mit der Kombination 2D/3D spielen, z.B. indem ein Stift so bewegt wird, dass er quasi von Video-Fensterchen zu Video-Fensterchen weitergereicht wird.
  • Tools: keep it simple! Es geht um den Workshop, um das Thema an sich, es geht nicht darum, ein besonders schickes Whiteboard zu bauen und sich darin zu verwirklichen. Je niederschwelliger und simpler die Tools sind, um das Ziel zu erreichen, desto besser. Es gibt immer eine gewisse Hürde beim Einsatz von Tools (die auch eingeplant werden muss, klar), und nicht immer lohnt sich der Aufwand. Whiteboard-Lösungen wie Miro, Mural oder Conceptboard sind super, ich arbeite auch sehr gerne damit, aber manchmal tut es auch Google Jamboard oder ein Etherpad (z.B. via yopad) oder sogar einfach die Chatfunktion.
  • Für informellen Raum sorgen, Zeit für allgemeinen Austausch einplanen. Selbst ansprechbar sein, auch um den Workshop oder das Event herum. Schon ein paar Minuten früher drin sein, in der Pause schon mal etwas früher wieder die Kamera anschalten etc. Also sozusagen Präsenz zeigen, nur halt virtuell. Das führt oft dazu, dass auch die Teilnehmenden mehr „da“ sind. Je nach Intensität und Dauer der Zusammenarbeit ist ja vielleicht auch ein virtuelles Büro sinnvoll, was für noch mehr Kontinuität und informellen Raum jenseits der eigentlichen Meetings sorgt.
  • Und natürlich, wie auch in Präsenz auch: Vereinbarungen mit der Gruppe treffen, wie die Zusammenarbeit gestaltet werden soll. Das betrifft dann beispielsweise auch Vereinbarungen darüber, ob und in welchem Umfang die Kameras der Gruppenmitglieder eingeschaltet werden, wie mit Nebengeräuschen umgegangen werden soll etc. 
  • Generell: möglichst viel Transparenz schaffen! Wenn viel unklar ist (was ja bei schwierigen Themen sowieso oft der Fall ist, und dann kommen noch die Besonderheiten der Online-Teilnahme dazu), dann braucht der Prozess umso mehr Klarheit. Also gute Kommunikation vorab, Orientierung innerhalb des Workshops, Rahmenbedingungen klar machen, regelmäßig das gemeinsame Verständnis checken, …

Mit Sicherheit gibt es auch noch weitere Aspekte und noch mehr gute Ideen dazu. Gerne in den Kommentaren ergänzen!

OK, das ist viel… aber was sind die drei Top-Hacks für Remote Facilitation?

Wenn’s nur drei sein sollen, sind das hier meine Favoriten:

  • Den Chat nutzen. Die Chatfunktion, die ja typischerweise in den Videokonferenzsystemen sowieso integriert und damit sehr niederschwellig nutzbar ist, ist ein oft unterschätztes Tool. Vorstellungen, kurze Umfragen, Eindrücke, Feedback, Mad Tea) , … In Zoom z.B. lässt sich der Chat auch für anonyme Umfragen nutzen, indem die Teilnehmenden sich zunächst selbst alle in „x“ umbenennen, so dass die Antworten im Chat dann alle von „x“ kommen und nicht mehr zuzuordnen sind.
  • Da sein, und zwar auch drumherum da sein. Schon eine Viertelstunde vorher einwählen, in den Pausen die Kamera schon vor dem Ende der Pause wieder anschalten, hinterher nicht sofort verschwinden. Ansprechbar sein und Ansprechbarkeit signalisieren. Nicht nur, dass die Teilnehmenden dann tatsächlich einfacher mal eben so etwas ansprechen können, sondern es wirkt oft auch als Vorbildfunktion. (Umgekehrt gilt das auch, wie ich selbst bei einem Internetproblem mal feststellen durfte: wenn ich die Kamera abschalte, führt das dazu, das zunehmend mehr Teilnehmende ihre Kameras ebenfalls abschalten.)
  • Dafür sorgen, dass es mir als Facilitator:in selbst gut geht. Das klingt vielleicht erstmal egoistisch und komisch, aber: ich bin das Instrument für den Prozess, und wenn das Instrument nicht gut funktioniert, dann funktioniert der ganze Prozess nicht gut. Deshalb ist es wichtig, auf sich selbst zu achten und alles zu tun, was dafür nötig ist – von genug Schlaf über emotionale Stabilität bis Technik im Griff haben. Das gilt für Präsenz-Settings natürlich ganz genauso, es ist sozusagen ein Meta-Hack.

Wie sieht es mit den Formaten aus (Open Space, Lean Coffee, Mikrostrukturen aus Liberating Structures, FishBowl, …), geht das alles auch remote?

Ja. 🙂

 

 

Na gut, etwas mehr ließe sich schon dazu sagen.

Der Transfer in ein Remote-Setting ist nicht immer trivial und braucht manchmal eine gewisse Kreativität. Beispielsweise lässt sich eine FishBowl-Diskussion gut umsetzen, in dem die Vereinbarung getroffen wird, dass die Diskutierenden die Kamera anschalten, die Zuhörenden aber nicht.

Für viele Formate gibt es auch schon hervorragende Tools oder Vorlagen, siehe beispielsweise die Miro Community Templates Gallery.

Und: Abstimmungen (aka „Punkte kleben“) sind online sogar einfacher, weil es oft toolgestützt möglich ist, beispielsweise Lean Coffee via Scrumlr.

 … und was ist mit hybriden Settings, also online und in Präsenz gleichzeitig?

Es ist grundsätzlich schwierig, alle gleichwertig einzubeziehen, wenn sie eben alles andere als gleichartig anwesend sind. Nach meinen ersten Erfahrungen bin ich vorsichtig optimistisch, dass hybride Settings gelingen können (hilfreich: Buddy-System, Verantwortung in die Gruppe geben, Remote-Teilnehmende auch vorher und hinterher gut unterstützen, …), aber ich gehe davon aus, dass wir dazu alle noch viel lernen werden in den nächsten Jahren. Das ist ein schönes Thema für weitere Untersuchungen und Lernerfahrungen.

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